Datenschutzregeln und Audit

Tickets, E-Mails, Chatnachrichten, Tracker-Kommentare und CI-Logs enthalten oft mehr, als die Arbeit braucht: den Namen eines Anrufers, die E-Mail-Adresse eines Kunden, eine Vertragsnummer. Bevor kanman einen Text aus einer Verbindung speichert oder an ein Modell schickt, prüft es ihn und ersetzt sensible Werte durch Platzhalter wie [CUSTOMER_1] oder [EMAIL_2]. Derselbe Kunde bekommt immer denselben Platzhalter, so kann kanman einem Ticket trotzdem von Anfang bis Ende folgen. Der echte Wert kommt nur zurück, wenn kanman in das System schreibt, aus dem der Text stammt, zum Beispiel in einer Antwort auf das Ticket.

Du legst fest, was als sensibel gilt. Inhaber und Admins setzen die Regeln für den ganzen Workspace und können einem Team oder einer einzelnen Verbindung erlauben, sie anzupassen.

Wo die Prüfung läuft

• kanman Cloud: Die Prüfung läuft in kanman, bevor etwas gespeichert wird.
• Dein Runner: Erreicht kanman deinen Workspace oder eine Verbindung über deinen eigenen Runner, läuft die Prüfung auf dem Runner, in deinem Netz. Echte Werte erreichen kanman nie, und auch deine eigenen Begriffslisten bleiben auf dem Runner (siehe Begriffslisten auf deinem Runner).

Oben in Workspace-Einstellungen > Datenschutz steht, was für deinen Workspace gilt.

Die Regeln des Workspace festlegen

Öffne Workspace-Einstellungen > Sicherheit > Datenschutz (/<workspace>/settings/privacy).

Was als sensibel gilt listet die Kategorien, die kanman prüft: Namen von Personen, Kunden, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Passwörter und Schlüssel, und unter weitere Kategorien Bankkonten, Kartennummern, Postadressen, IP-Adressen, Kundennummern und Vertragsnummern. Wähl für jede Kategorie, was mit einem Wert passiert:

Passwörter und Schlüssel werden immer geprüft und nie zurückgegeben.

Eigene Begriffe und Formate enthält, was nur deine Firma kennt, und ist die eine Stelle dafür: kanman maskiert diese Einträge auch vor jedem Modellaufruf (siehe Maskierung vor Modellaufrufen). Kundennamen (einer pro Zeile) stehen direkt da. Unter Nummernformate und eigene Kategorien findest du die Formate deiner Kunden- und Vertragsnummern als reguläre Ausdrücke und kannst eigene Kategorien anlegen, etwa Codenamen von Projekten oder interne Systeme; der Name wird zum Platzhalter, aus Project wird [PROJECT_1].

Wie Werte gefunden werden legt die Prüfungen fest, in der Reihenfolge, in der sie laufen:

1. Feste Muster: E-Mails, Telefonnummern, IBANs, IP-Adressen, Schlüssel und deine eigenen Formate.
2. Lokale Erkennung: findet Namen, Firmen und Adressen in deutschem und englischem Text.
3. Modellschritt: Ein Modell auf einem Endpunkt deiner Wahl markiert, was die anderen Prüfungen übersehen haben. Das können eigene GPUs, gemietete GPUs oder ein spezialisierter EU-Anbieter sein; jeder OpenAI-kompatible Endpunkt funktioniert. Du richtest ihn unter Modell-Endpunkt ein. Ruft dein Runner den Endpunkt auf, gibst du nur den Namen der Umgebungsvariable des Runners an, die den Schlüssel enthält; der Schlüssel verlässt dein Netz nie.

Einträge zurückhalten, wenn eine Prüfung ausfällt ist von Anfang an eingeschaltet: Ist eine Prüfung nicht erreichbar, wartet der Eintrag und das Team erfährt davon, Rohtext wird nie weitergegeben.

Jede Änderung wird sofort gespeichert, lässt sich ein paar Sekunden lang rückgängig machen und steht im Audit-Log.

Deine Regeln testen

Die Karte Ausprobieren zeigt, was kanman speichern würde. Füge ein Ticket, eine E-Mail oder eine Logzeile ein, oder wähl Beispiel verwenden. Während du tippst, siehst du den Text mit Platzhaltern, wie viele Werte pro Kategorie ersetzt wurden und wie jede Prüfung gelaufen ist. Der Test verwendet die Regeln der Seite so, wie sie gerade sind, gespeichert oder nicht; so probierst du eine Änderung aus, bevor du dich auf sie verlässt. Was du einfügst, wird nicht gespeichert. Für einen Bereich, der auf deinem Runner geprüft wird, läuft der Test auf dem Runner, mit seinen Begriffslisten.

Teams und Verbindungen

Die Regeln des Workspace gelten überall. Zwei Stellen können sie ergänzen:

• Ein Team: Öffne das Team, dann Team > Verbindungen > Datenschutz.
• Eine Verbindung: Öffne sie über Workspace-Einstellungen > Verbindungen und klapp unter Datenschutz die Regeln für diese Verbindung auf.

Ein Team, das den Regeln des Workspace folgt, sagt das in einer Zeile; Regeln nur für dieses Team festlegen öffnet dieselben Karten wie beim Workspace. Eine Änderung dort gilt nur für dieses Team oder diese Verbindung; Regeln des Workspace verwenden nimmt sie wieder zurück. Begriffslisten eines Teams oder einer Verbindung ergänzen die des Workspace: Sie können Schutz hinzufügen, nie wegnehmen.

Das Schloss neben jeder Einstellung in den Regeln des Workspace legt fest, ob Teams und Verbindungen sie ändern dürfen. Von Anfang an gesperrt sind Einträge zurückhalten, wenn eine Prüfung ausfällt und Passwörter und Schlüssel. Eine gesperrte Einstellung zeigt beim Team und bei der Verbindung Vom Workspace festgelegt. Die Karte Teams und Verbindungen am Ende der Workspace-Seite listet jedes Team und jede Verbindung, ob es eigene Regeln gibt und wo die Prüfung läuft.

Begriffslisten auf deinem Runner

Wird ein Bereich auf deinem Runner geprüft, erreichen seine Kundennamen, Formate und eigenen Kategorien kanman nie, deshalb trägst du sie nicht in den Einstellungen ein. Stattdessen zeigt die Karte Eigene Begriffe und Formate:

• die Umgebungsvariable KANMAN_PRIVACY_POLICY_FILE, die die Datei auf dem Runner nennt;
• die Datei selbst, mit einem Beispiel schon an der richtigen Stelle für das Team oder die Verbindung, die du gerade ansiehst.

Kopier beides, leg die Datei auf den Runner und ersetze die Beispieleinträge durch deine eigenen. Die Datei hat denselben Aufbau wie die Einstellungen, mit einem Teil für den Workspace, einem pro Team und einem pro Verbindung:

{
  "workspace": { "categories": { "customer": { "terms": ["Beispielkunde GmbH"] } } },
  "connections": {
    "<ID der Verbindung>": { "categories": { "contract_id": { "patterns": ["\\bCT-[0-9]{6}\\b"] } } }
  }
}

Der Runner liest die Datei bei jeder Prüfung neu, ein Neustart ist nicht nötig.

Datenschutz-Audit

Workspace-Einstellungen > Sicherheit > Datenschutz-Audit (/<workspace>/settings/privacy-audit) ist für Inhaber, Admins und alle, die euren Datenschutz prüfen. Es zeigt nur Zahlen, nie Werte.

• Geprüfte Texte: geprüfte Einträge, ersetzte Werte und zurückgehaltene Einträge der letzten 7, 30 oder 90 Tage, mit einem Diagramm pro Tag. Mit den Pfeiltasten liest du im Diagramm jeden Tag.
• Nach Kategorie und Verbindung: welche Arten von Werten ersetzt wurden und aus welcher Verbindung.
• Zurückgehaltene Einträge: Einträge, die gewartet haben, statt ungeprüft weiterzugehen, mit dem Grund.
• Aktive Richtlinie pro Verbindung: die Regeln, mit denen der Text jeder Verbindung gerade geprüft wird, wo die Prüfung läuft und ob bei Fehlern zurückgehalten wird.
• Erkennungsqualität: Recall (der Anteil der sensiblen Werte, die gefunden wurden) und Precision (der Anteil der Funde, die richtig waren) pro Kategorie. Mit Qualität prüfen misst du neu, für den ganzen Workspace oder eine Verbindung. kanman nutzt dafür eigene synthetische Beispiele und deine.
• Deine Beispiele: Lade markierte Beispiele aus deinen eigenen Tickets als JSON-Datei hoch, um die Qualität an echtem Text zu messen. kanman speichert sie verschlüsselt und nutzt sie nur für Qualitätsprüfungen. Für einen Bereich, der auf deinem Runner geprüft wird, bleiben die Beispiele auf dem Runner: Nenn die Datei in KANMAN_PRIVACY_SAMPLES_FILE.
• CSV und JSON exportieren das Audit für den gewählten Zeitraum, für deine Prüfer.

Verwandte Seiten

• Maskierung vor Modellaufrufen
• Hosting und Datenstandort
• Runner-only-Workspaces