Teamkontext und Verbindungen

Teams wissen vieles, was nicht auf dem Board steht: Runbooks, Architekturentscheidungen, das README eines Dienstes, einen Confluence-Bereich, eine Notion-Seite, eine SharePoint-Bibliothek. Mit dem Teamkontext beantwortet kanman Fragen aus diesem Wissen, im Chat des Teams in kanman und in Slack und Microsoft Teams. Jede Antwort nennt ihre Quellen.

Teamkontext einschalten

Der Teamkontext ist für jedes Team standardmäßig aus.

1. Öffne im Team den Reiter Mind, dann Gedächtnis (neben dem Board-Filter) und Quellen, oder frag kanman im Chat des Teams: „Zeig mir den Kontext“.
2. Schalte kanman aus dem Teamkontext antworten lassen ein.
3. Füge unter Quelle hinzufügen Quellen hinzu (siehe unten).
4. Sobald eine Quelle Bereit zeigt, probier es aus: kanman fragen unter den Quellen öffnet die Unterhaltung direkt neben der Seite. Unter kanmans Antwort stehen die Quellen, die es genutzt hat.

Inhaber und Admins können den Teamkontext ändern; alle im Team sehen, welche Quellen er hat. Was kanman gelernt hat, etwa deine Konventionen, steht im Gedächtnis und den Skills des Teams.

Arten von Quellen

Gib jeder Quelle einen Namen, zum Beispiel “Deployment-Runbook”, damit Antworten sie klar nennen können.

Wer Antworten aus einer Quelle bekommt

Wähle für jede Quelle unter Wer Antworten daraus bekommt:

• Alle im Team: Alle im Team, die kanman fragen, können Antworten daraus bekommen.
• Nur Personen mit Zugriff in der Quelle: kanman prüft für die fragende Person, ob sie den Inhalt in der Quelle selbst sehen darf. Bei Confluence Cloud prüft es die Seitenberechtigungen dieser Person (Confluence Data Center lässt sich nicht per E-Mail fragen: Wähle dort Alle im Team). Bei Repositories prüft es den Zugriff der Person über ihre eigene GitHub- oder GitLab-Verbindung. Bei SharePoint prüft es anhand der E-Mail-Adresse der Person, wer die einzelne Datei öffnen darf. Hat die Person keinen Zugriff, nutzt kanman diesen Inhalt nicht für seine Antwort.

Nur Confluence-, Repository- und SharePoint-Quellen lassen sich so prüfen. Für Dateien, Webseiten und Notion gibt es nichts, wogegen kanman prüfen könnte; mit Nur Personen mit Zugriff in der Quelle nutzt kanman sie deshalb nicht. Wähle dafür Alle im Team.

SharePoint-Berechtigungen

Mit Nur Personen mit Zugriff in der Quelle merkt sich kanman bei jedem Lesen der Quelle für jede Datei, wer sie in SharePoint öffnen darf, und antwortet einer Person nur aus Dateien, die sie öffnen darf:

• Personen, für die die Datei direkt freigegeben ist, und Mitglieder der Microsoft-365- oder Sicherheitsgruppen, für die sie freigegeben ist,
• alle bei Dateien, die für “Jeder mit dem Link” freigegeben sind, und alle in deiner Organisation bei Dateien, die für “Personen in deiner Organisation” freigegeben sind.

Websiteseiten und Dateien, die eine Person nur über eine SharePoint-Websitegruppe öffnen darf (zum Beispiel Besitzer, Mitglieder oder Besucher der Website), nutzt kanman für niemanden, weil Microsoft Apps nicht mitteilt, wer zu diesen Gruppen gehört. Gib die Dateien für eine Microsoft-365-Gruppe oder direkt für Personen frei, wenn kanman sie nutzen soll, oder wähle Alle im Team. Die App-Registrierung braucht dafür die Microsoft-Graph-Anwendungsberechtigungen Sites.Read.All (oder Files.Read.All), User.Read.All und GroupMember.Read.All mit Administratorzustimmung. kanman erkennt die Person an der E-Mail-Adresse ihres kanman-Kontos. Geänderte Berechtigungen in SharePoint gelten nach der nächsten Aktualisierung der Quelle.

Quellen verwalten

Jede Quelle unter Quellen zeigt ihre Art, wer sie hinzugefügt hat, wer Antworten daraus bekommt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde und ihren Status:

Klicke auf Jetzt aktualisieren, um eine Quelle sofort erneut zu lesen, oder auf Entfernen, um sie aus dem Teamkontext zu nehmen. Eine entfernte Quelle wird nicht mehr für Antworten genutzt.

Confluence

Confluence ist eines der Systeme unter Workspace-Einstellungen > Verbindungen (siehe Verbindungen). Inhaber und Admins verbinden es einmal:

• Confluence Cloud: die Adresse deiner Site, zum Beispiel https://acme.atlassian.net, die E-Mail des Kontos, mit dem kanman liest, und ein API-Token dieses Kontos.
• Confluence Data Center: die Adresse, die deine Leute öffnen, zum Beispiel https://wiki.acme.de, und ein persönliches Zugriffstoken. Ein Confluence, das nur dein Firmennetz erreicht, erreicht kanman über deinen selbst gehosteten Runner; die kanman Cloud kontaktiert es dann nie.

Jedes Team kann die Verbindung dann wählen, wenn es eine Confluence-Quelle hinzufügt. Neben dem Teamkontext kann kanman Confluence durchsuchen und eine Seite lesen, wenn es plant oder eine Frage beantwortet, und verlinkt die Seiten, die es genutzt hat.

Was kanman in Confluence tun darf. Auf der Seite Team > Verbindungen des Teams listet der Eintrag Confluence die Aktionen Seiten anlegen und Seiten ändern, zum Beispiel ein Runbook oder Release Notes. Beide starten mit Aus. Eine Teamleitung kann sie auf Erst fragen stellen (kanman fragt im Chat des Teams und schreibt nach einem Tipp auf Ja, mach das) oder auf Automatisch. Jede Seite, die kanman schreibt, steht mit ihrem Link in der Aktivität des Teams, und Confluence behält die früheren Versionen einer Seite.

Verbindungen für Notion und SharePoint

Notion- und SharePoint-Quellen lesen über eine Verbindung des Workspaces. Inhaber und Admins legen sie einmal unter Workspace-Einstellungen > Verbindungen an: Such nach Notion oder SharePoint und öffne die Seite. Jedes Team kann die Verbindung dann wählen, wenn es eine Quelle hinzufügt. Braucht eine Quelle eine Verbindung, die es noch nicht gibt, verlinkt die Ansicht Quellen des Teams dorthin. Siehe Verbindungen.

• Notion: Leg in Notion eine interne Integration an, gib ihr Token ein und teile in Notion die Seiten, die kanman lesen soll, mit dieser Integration.
• SharePoint: Wähle Anmelden und klicke auf Autorisieren, um der Microsoft-App von kanman die Administratorzustimmung zu erteilen, oder nutze eine eigene App-Registrierung. Siehe SharePoint einrichten.

kanman prüft die Verbindung, bevor es sie speichert, und sagt dir, wenn der Dienst die Zugangsdaten abgelehnt hat oder nicht erreichbar war. Tokens werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Eine Verbindung, die nicht mehr funktioniert, ist mit Braucht Aufmerksamkeit markiert.

SharePoint-Verbindungen gehören wie die anderen Kontext-Verbindungen zum Team-Tarif.

SharePoint einrichten (für Microsoft-365-Admins)

kanman liest SharePoint als App, nie als Person. Wähle einen von zwei Wegen.

Administratorzustimmung für die Microsoft-App von kanman (ohne eigene App-Registrierung): Wähle auf der Seite SharePoint unter Workspace-Einstellungen > Verbindungen Anmelden, speichere und klicke auf Autorisieren. Eine Person mit der Rolle globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen in deiner Microsoft-365-Organisation meldet sich an und stimmt der Berechtigung zu, Websites zu lesen. Du kommst auf die Seite zurück, die dann deine Organisation unter Autorisiert als zeigt. kanman liest dann jede Website, die die Berechtigung abdeckt. Du kannst die Zustimmung jederzeit im Microsoft Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen entfernen.

Eigene App-Registrierung (du legst genau fest, welche Websites kanman lesen darf):

1. Öffne im Microsoft Entra Admin Center App-Registrierungen, Neue Registrierung. Benenne sie, zum Beispiel “kanman Teamkontext”. Unterstützte Kontotypen: Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis. Ein Umleitungs-URI ist nicht nötig.
2. Notiere auf der Übersichtsseite die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant).
3. Öffne Zertifikate & Geheimnisse, Neuer geheimer Clientschlüssel, und kopiere seinen Wert (er wird nur einmal angezeigt). Merk dir, wann er abläuft.
4. Öffne API-Berechtigungen, Berechtigung hinzufügen, Microsoft Graph, Anwendungsberechtigungen:
   • Sites.Selected (empfohlen): Die App kann nur die Websites lesen, die du ihr freigibst. Gib Lesezugriff pro Website frei, zum Beispiel mit PowerShell (Grant-PnPAzureADAppSitePermission -AppId <Anwendungs-ID> -DisplayName "kanman Teamkontext" -Site <Website-Adresse> -Permissions Read) oder über Microsoft Graph (POST /sites/<Website-ID>/permissions mit der Rolle read).
   • oder Sites.Read.All: Die App kann alle Websites deiner Organisation lesen.
5. Klicke auf Administratorzustimmung für erteilen.
6. Öffne in kanman die Seite SharePoint unter Workspace-Einstellungen > Verbindungen und wähle Benutzer und Passwort. Gib unter Mandanten-ID / Anwendungs-ID die Verzeichnis-ID (Mandant) und die Anwendungs-ID (Client) durch einen Schrägstrich getrennt ein und unter Geheimer Clientschlüssel den geheimen Clientschlüssel, speichere und klicke auf Verbindung testen.

Läuft der geheime Clientschlüssel ab, trag den neuen an der Verbindung ein.

Connectors: die MCP-Server deines Teams

Mit Connectors liest kanman die eigenen Tools deines Teams, etwa Sentry, eine Statusseite oder deine interne Doku, über deren MCP-Server. Ein MCP-Server wird einmal für den Workspace verbunden; jedes Team fügt ihn dann hinzu und gibt seine eigenen Tools frei. kanman liest über einen Connector und schreibt nur über Schreibklassen, die ein Owner oder Admin freigegeben hat (siehe unten). Coding-Runs bekommen keinen Zugriff auf Connectors.

1. Verbinde den Server: Öffne unter Workspace-Einstellungen > Verbindungen bei Allgemein den MCP-Server, gib einen Namen und die https-Adresse des Servers ein und wähle, wie sich kanman anmeldet:

   • Token oder Schlüssel: ein Token, das der Server ausgestellt hat, verschlüsselt unter einem Secret-Namen gespeichert und nie wieder angezeigt.
   • Ohne Anmeldung: für Server, die keine brauchen.
   • Variable auf dem Runner: für Server in deinem Netz. Setze die Variable, die du nennst, auf deinem Runner; das Token verlässt nie dein Netz. Nutze einen Namen, der mit KANMAN_CONNECTOR_ beginnt und auf _TOKEN endet (zum Beispiel KANMAN_CONNECTOR_SENTRY_TOKEN), damit Coding-Werkzeuge auf dem Runner ihn nie sehen.

   Klicke auf Verbindung testen: kanman listet die Tools des Servers und prüft so, dass er antwortet.

2. Öffne unter Team > Verbindungen die Zeile Werkzeuge, die ich nutzen darf, klicke auf Connector hinzufügen und wähle den MCP-Server und, wenn du möchtest, einen eigenen Namen für dein Team.

3. kanman listet die Tools des Servers. Hake die an, die kanman lesen darf, und klicke auf Freigeben. Nur Tools, die lesen, lassen sich anhaken; Tools, die etwas ändern könnten, werden ausgegraut mit dem Grund angezeigt.

kanman merkt sich genau, welche Tools der Server bei deiner Freigabe angeboten hat. Ändert der Server später seine Tools, auch nur eine Beschreibung, liest kanman den Connector nicht mehr, und die Karte zeigt Tools geändert mit dem, was neu, entfernt oder geändert ist. Prüfe die Tools und gib sie erneut frei, um weiterzumachen. Die Änderung steht auch im Audit-Log.

Weitere Zustände: Anmeldung nötig (der Server hat kanmans Anmeldung abgelehnt; prüfe den MCP-Server unter Verbindungen und klicke dann auf Tools neu laden), Pausiert (klicke auf Fortsetzen). Entfernen nimmt dem Team den Connector; der MCP-Server bleibt für den Workspace verbunden. Ändert sich die Adresse des Servers unter Verbindungen, gibt jedes Team seine Tools erneut frei.

Eine Habit über einen Connector schreiben lassen

Tools, die etwas ändern, etwa ein Issue anlegen oder in einen Kanal posten, bleiben ungenutzt, bis ein Owner oder Admin daraus eine Schreibklasse macht. kanman ruft ein solches Tool nie von sich aus auf: Eine Habit nutzt die Schreibklasse, und jeder Schreibvorgang wird dir zuerst vorgeschlagen.

1. Klicke bei einem aktiven Connector auf Tools prüfen. Unter Schreiben siehst du die Tools des Servers, die etwas ändern.
2. Klicke neben einem Tool auf Schreibklasse anlegen. kanman zeigt die Parameter des Tools so, wie der Server sie beschreibt; ändern kannst du sie nicht.
3. Wähle, was sie tut (sendet eine Nachricht, legt einen Eintrag an oder ändert einen Eintrag) und welcher Parameter sagt, wohin geschrieben wird, etwa das Projekt oder der Kanal.
4. Gib die erlaubten Ziele ein: Hake sie an, wenn das Tool feste Auswahlen bietet, oder tipp sie einzeln ein. Klicke dann auf Schreibklasse freigeben.

kanman füllt die übrigen Parameter aus den Feldern der Habit. Ein Schreibvorgang an ein Ziel außerhalb deiner Liste oder ein Wert, der wie ein Passwort oder Token aussieht, wird abgelehnt. Die Karte zeigt auch den Fingerabdruck des Tools: Ändert der Server das Tool, werden seine Schreibvorgänge abgelehnt, bis du auf Erneut freigeben oder Widerrufen klickst. Widerrufen entfernt eine Schreibklasse sofort. Mitglieder sehen die Schreibklassen, können sie aber nicht ändern.

Solange das Schreiben über Connectors für dein Team noch nicht eingeschaltet ist, sagt die Karte das. Du kannst Schreibklassen schon vorbereiten; gesendet wird vorher nichts.

Wie Antworten den Teamkontext nutzen

• Jede Antwort nennt ihre Quellen, mit Link, wo die Quelle einen hat.
• Passt nichts im Teamkontext oder auf dem Board zu einer Frage, sagt kanman das, wenn es direkt gefragt wurde. Würde es sich ungefragt melden, bleibt es stattdessen still.
• kanman nutzt nur Inhalte, die die fragende Person sehen darf, so wie es für jede Quelle eingestellt ist.

Datenschutz

• Inhalte werden mit dem eigenen Modellschlüssel des Teams gelesen, oder mit dem Modellzugang von kanman, wenn das Team keinen hat. Siehe Was Modellanbieter sehen.

• kanman findet die passenden Abschnitte zu einer Frage über ihre Wörter. Hat das Team einen eigenen OpenAI-Schlüssel, sucht kanman zusätzlich nach Bedeutung, und zwar nur mit diesem Schlüssel. kanman schickt deine Inhalte dafür nie an einen versteckten Dritten.

• Führt dein Workspace alles auf eigenen Runnern aus, geschehen das Lesen der Quellen und das Beantworten von Fragen auf deinen Runnern: Jede Quellenart funktioniert, und kanman behält nur, was der Runner gefunden hat. Ist kein Runner online, sagt kanman das, statt zu antworten. Deine Runner melden sich mit eigenen Zugangsdaten an, deshalb brauchen Notion- und SharePoint-Quellen in kanman keine Verbindung (Confluence-Quellen nutzen ihre Confluence-Verbindung, die dein Runner erreicht):

  • Repositories, Issues, Pull und Merge Requests, Wikis und Diskussionen: das Code-Host-Token des Runners,
  • Notion: NOTION_TOKEN, eine interne Integration, für die die Seiten freigegeben sind,
  • SharePoint: SHAREPOINT_TENANT_ID, SHAREPOINT_CLIENT_ID, SHAREPOINT_CLIENT_SECRET, eingerichtet wie unter SharePoint einrichten,
  • hochgeladene Dateien: Der Runner holt die Datei für wenige Minuten bei kanman ab und liest sie selbst; Text in Bildern liest er mit seinem eigenen Modellzugang.

  Fehlt dem Runner die Anmeldung für eine Quelle, zeigt sie Fehlgeschlagen mit den Einstellungen, die er braucht. Siehe Den Self-hosted Runner betreiben.

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