Workspace, Mitglieder und Rollen

Ein Workspace ist das Zuhause deines Unternehmens in kanman. Er enthält deine Teams, deine Mitglieder, deine Integrationen und dein Audit-Log. Die meisten Unternehmen brauchen genau einen Workspace.

Wie die Teile zusammenhängen

Der Workspace steht in jeder URL der App, zum Beispiel app.kanman.ai/acme/teams/payments-team.

Es gibt genau ein kanman pro Workspace. Es arbeitet in allen deinen Teams und erscheint neben deinen Mitgliedern in Aktivitäten, Entscheidungen und im Audit-Log.

Rollen

Entscheidungen beantworten dürfen bewusst die Mitglieder: Wer am nächsten an der Arbeit ist, soll einen Plan freigeben oder eine Frage beantworten können. Jede Antwort steht mit dem Namen des Mitglieds im Audit-Log.

Mitglieder und Betrachter sehen die Workspace-Einstellungen und den Reiter Team eines Teams so, wie sie sind, mit einer Zeile oben, dass nur Inhaber und Admins sie ändern können; die Bedienelemente sind sichtbar, aber nicht nutzbar. Ihre eigenen Verbindungen (Code-Hosts, Slack, Claude Code) und Konventionen bleiben für sie offen.

Die Einträge Audit-Log und Mitglieder im Workspace-Menü (der Workspace-Name oben links) sehen nur Inhaber und Admins.

Workspace-Einstellungen

Die Workspace-Einstellungen öffnest du im Workspace-Menü (Klick auf “Workspace / Team” oben links). Sie liegen unter /<workspace>/settings/<seite>: zehn Seiten, links in einer Liste gruppiert (auf dem Smartphone öffnet der Seiten-Knopf die Liste als Fenster):

Welche Repositories ein Team ändern darf, sein Slack-Kanal und seine übrigen Regeln legst du pro Team in dessen Reiter Team fest. API-Tokens sind persönlich: Du findest sie unter Deine Einstellungen > API-Tokens, siehe Authentifizierung.

Alle Pfade beginnen mit deinem Workspace, zum Beispiel app.kanman.ai/acme/settings/members. Ältere Links funktionieren weiter und führen zu der Seite, auf der die Einstellung jetzt steht: Abrechnung öffnet Tarif und Nutzung, Runner öffnet Runs und Runner, und Code-Hosts, Tracker und Chat öffnen die passende Karte unter Verbindungen. Mit Strg+, (Cmd+, auf dem Mac) durchsuchst du jede Einstellung nach Namen.

Die meisten Einstellungen werden gespeichert, sobald du sie änderst: Daneben erscheint kurz Gespeichert, und Rückgängig in der Meldung unten holt für einige Sekunden den vorherigen Wert zurück. Branding und Single Sign-on behalten einen ausdrücklichen Knopf, weil du dort meist mehreres auf einmal änderst.

Allgemein

Workspace-Einstellungen > Allgemein (/<workspace>/settings/general) enthält, was den Workspace ausmacht:

• Name: der Name, den alle im Workspace-Menü sehen. Er wird gespeichert, sobald du ihn änderst.
• Adresse: der Teil jedes App-Links, der den Workspace nennt, zum Beispiel acme in app.kanman.ai/acme. Sie wird als Text mit einem Knopf Kopieren angezeigt und lässt sich nicht ändern.
• Branding: Dein Logo und deine Farbe, siehe Workspace-Branding.
• Gefahrenzone: das Löschen des Workspaces. Nur der Inhaber sieht sie, siehe Workspace löschen.

Das Hintergrundbild eines Teams legst du im Reiter Team des Teams fest. Damit Teams ohne eigenes Aussehen dasselbe Hintergrundbild zeigen, mach das Aussehen eines Teams unter dessen Team > Team > Name, Kürzel und Aussehen zum Standard des Workspaces, siehe Dein Team gestalten.

Workspace-Branding

Inhaber und Admins können einem Workspace das Logo und die Farbe deines Unternehmens geben. Alle im Workspace sehen dann dein Logo in der oberen Leiste statt des kanman-Zeichens und deine Farbe statt des kanman-Gelbs auf der Hauptschaltfläche jeder Ansicht, bei ausgewählten Optionen, Links und Fortschritt. Fokusrahmen behalten ihre eigene Farbe, damit sie nie wie ein Teil deiner Marke oder wie ein Fehler aussehen. Andere Mitglieder sehen das Branding unter Workspace-Einstellungen > Allgemein, können es aber nicht ändern.

Desktop Mobile

Logo hinzufügen

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Allgemein (/<workspace>/settings/general) und such Branding.
2. Wähle unter Logo die Schaltfläche Logo hochladen und eine PNG-, WebP-, JPEG- oder SVG-Datei mit bis zu 512 KB.
3. Optional: Öffne Anderes Logo auf dunklem Hintergrund und lade eine Version für das dunkle Design hoch, zum Beispiel eine weiße oder helle Version deines Logos. Ohne sie wird in beiden Designs dasselbe Logo gezeigt.
4. Wähle Branding übernehmen.

Das Logo wird 28 Pixel hoch angezeigt. Ein quadratisches Logo steht neben dem Workspace-Namen, ein breites Logo (eine Wortmarke) steht für sich. kanman speichert eine kleine Kopie des Bildes (höchstens 512 Pixel an der längsten Seite). SVG-Dateien werden beim Hochladen in ein Bild umgewandelt; Dateien mit Skripten oder Verweisen auf andere Dateien werden abgelehnt. Exportiere dein Logo in diesem Fall als einfache SVG oder als PNG.

Akzentfarbe wählen

Wähle unter Akzentfarbe eine der vorgeschlagenen Farben, gib deine eigene als Hex-Wert ein (zum Beispiel #2563EB) oder nutze die Farbauswahl. Während du wählst, zeigt die ganze App die Farbe als Vorschau, und die beiden Vorschauleisten zeigen sie im hellen und im dunklen Design. Für andere ändert sich nichts, bis du Branding übernehmen wählst; verlässt du die Seite, ohne es zu übernehmen, bleibt die bisherige Farbe.

Lesbar in hell und dunkel

kanman hält Text lesbar, egal welche Farbe du wählst:

• Beschriftungen auf Schaltflächen in deiner Farbe sind dunkel oder hell, je nachdem, was mehr Kontrast ergibt.
• Links und hervorgehobener Text in deiner Farbe werden auf hellen Seiten abgedunkelt und auf dunklen Seiten aufgehellt, bis sie die Kontraststufe AA der WCAG 2.2 erreichen. Hast du in der Darstellung oder im Betriebssystem mehr Kontrast eingeschaltet, erreichen sie die stärkere Stufe 7:1.
• Liegt eine Farbe so sehr in der Mitte, dass weder eine dunkle noch eine helle Beschriftung darauf lesbar ist, nutzen Schaltflächen einen etwas helleren oder dunkleren Ton davon.
• Ist deine Farbe ein kräftiges Rot nahe dem Rot, das kanman für Löschen und Fehler nutzt, verwenden Schaltflächen und ausgewählte Optionen stattdessen einen tiefen, ruhigen Ton davon, damit eine Hauptschaltfläche nie wie eine Löschen-Schaltfläche aussieht. Dein Logo behält deine Farbe.

Die Farbauswahl sagt dir, wenn das passiert, und auch, wenn sich Schaltflächen in deiner Farbe kaum von der Seite abheben würden (zum Beispiel ein sehr blasses Gelb im hellen Design). Die Kontrastdesigns von Windows verwenden weiter die Systemfarben.

Zurück zum kanman-Aussehen

Wähle Auf kanman-Standard zurücksetzen und dann Branding übernehmen. Das kanman-Zeichen und das kanman-Gelb sind dann für alle wieder da. Jede Änderung am Branding wird im Audit-Log als „Branding geändert“ festgehalten.

Mitglieder einladen

Inhaber und Admins können jede Person per E-Mail einladen, auch mehrere auf einmal. Niemand tritt bei, bevor er zustimmt: Die Einladung wartet auf die Person, und du siehst sie, kannst sie erneut senden oder zurückziehen.

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Mitglieder, oder frag kanman: „Zeig mir die Mitglieder“.
2. Klicke auf Mitglied einladen. Ein Fenster öffnet sich.
3. Gib unter E-Mail-Adressen eine oder mehrere Adressen ein oder füge sie ein. Trenn sie durch Kommas, Leerzeichen oder Zeilen; so kannst du eine Liste direkt aus einer E-Mail oder Tabelle einfügen. Was keine E-Mail-Adresse ist, wird vor dem Senden markiert.
4. Wähle die Rolle, mit der die Personen beitreten: Admin, Mitglied oder Betrachter. Jede Karte sagt, was die Rolle darf.
5. Optional: Wähle die Teams, in denen die Personen ab dem ersten Tag Mitglied sind, und für ein Mitglied die Teams, die es leitet (siehe Team-Mitglieder). Betrachter lesen jedes Team und treten keinem bei.
6. Optional: Unter Notiz hinzufügen oder Sprache der Mail ändern schreibst du eine persönliche Notiz (sie steht in der Mail und auf der Seite, über die die Person beitritt) und wählst die Sprache der Mail: English, Deutsch, Español oder Français. Vorgewählt ist deine eigene Sprache.
7. Nach 3 Tagen einmal erinnern ist eingeschaltet: Ist die Person bis dahin nicht beigetreten, bekommt sie eine Erinnerung. Schalte es aus, wenn du das nicht möchtest.
8. Klicke auf Einladung senden (oder zum Beispiel 3 Einladungen senden).

Desktop Mobile

Desktop Mobile

Das Fenster zeigt danach das Ergebnis für jede Adresse. Jede Person bekommt eine Mail von dir, versendet von kanman: Sie nennt, wer einlädt, in welchen Workspace, die Rolle in einfachen Worten, die Teams, denen die Person angehören wird, und deine Notiz, mit einem Button zum Annehmen. Antworten gehen an dich. Die Einladung gilt 14 Tage.

Desktop Mobile

Konnte die Mail nicht gesendet werden, sagt das Fenster das und bietet den Link zum Kopieren an, damit du ihn auf anderem Weg schicken kannst, zum Beispiel im Chat. Wer schon Mitglied ist, wird als solches angezeigt. Mitglieder kosten nichts: kanman wird pro KI-Team abgerechnet.

Ist im Workspace mit den aktuellen Tarifen kein Platz für eine weitere Person, sagt das Fenster das und verlinkt Tarif und Nutzung.

Ab 12 Personen erscheint über der Liste ein Filter, der Personen nach Name oder E-Mail findet.

Aus dem Gespräch einladen

Du kannst kanman auch einfach schreiben: „Lade [email protected] als Admin ein“ (oder „Invite [email protected] and [email protected] as admins“). kanman öffnet Mitglieder mit dem bereits ausgefüllten Einladungsfenster: die Adressen und die genannte Rolle. Prüf es, wähle bei Bedarf Teams oder eine Notiz und drück Einladung senden. Vorher geht nichts raus. Hast du nur einen Namen geschrieben („Lade Anna ein“), fragt das Fenster nach ihrer Adresse. Einladen können nur Inhaber und Admins; alle anderen erfahren, wer es kann.

Einladungen, die auf den Beitritt warten

Offene Einladungen stehen über den Personen unter Warten auf Beitritt, mit Rolle, Teams, wann die Mail ging und wann die Einladung endet. Ein Hinweis zeigt, wenn etwas dich braucht: Abgelaufen, Mail nicht zugestellt oder Bittet um neue Einladung (die Person hat einen abgelaufenen Link geöffnet und dich um einen neuen gebeten; du bekommst dazu auch eine Benachrichtigung).

Desktop Mobile

Im Menü ⋯ einer Einladung kannst du:

• Erneut senden: eine neue Mail mit neuem Link und 14 weiteren Tagen. Der frühere Link funktioniert nicht mehr und sagt, dass eine neuere Einladung ihn ersetzt hat.
• Rolle und Teams ändern: womit die Person beitritt. Der Link bleibt gleich.
• Link kopieren: ein neuer Link zum Teilen auf anderem Weg. Der Link aus der Mail funktioniert weiter.
• Zurückziehen: Die Einladung verschwindet aus der Liste, und Rückgängig in der Meldung holt sie für ein paar Sekunden zurück. Danach sagt der Link, dass du die Einladung zurückgezogen hast.

Tritt jemand bei, erscheint die Person mit der gewählten Rolle in der Liste, und die Einladung verschwindet. kanman sagt es dir mit einer Zeile in deinem Gespräch „Persönlich“, zum Beispiel „Anna ist Acme als Admin beigetreten und ist Mitglied von Integrations.“ Das ist ein stiller Hinweis, keine Benachrichtigung auf dem Handy. Was die eingeladene Person sieht, steht unter Du wurdest eingeladen.

Rolle ändern

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Mitglieder.
2. Wähle in der Zeile der Person die neue Rolle: Admin, Mitglied oder Betrachter.

Die neue Rolle gilt sofort, und eine Meldung bietet einige Sekunden lang Rückgängig an. Wer jemandem die Admin-Rechte nimmt, auch sich selbst, wird zuerst gefragt und sieht, was die Person danach nicht mehr ändern kann. Die Rolle des Inhabers lässt sich hier nicht ändern; siehe Inhaberschaft übertragen.

Mitglied entfernen

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Mitglieder.
2. Öffne das Menü ⋯ in der Zeile der Person und wähle Aus Workspace entfernen.
3. Bestätige mit Entfernen.

Desktop Mobile

Das Mitglied verliert sofort den Zugang. Seine früheren Freigaben und Antworten bleiben mit seinem Namen im Audit-Log.

Inhaberschaft übertragen

Nur der Inhaber kann den Workspace übergeben. Das geht in der Gefahrenzone unten auf Mitglieder, die nur der Inhaber sieht.

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Mitglieder und scroll zur Gefahrenzone.
2. Wähle unter Inhaberschaft übertragen die neue Inhaberin oder den neuen Inhaber. Jede Person im Workspace kann gewählt werden.
3. Gib den Namen des Workspaces ein und klicke auf Inhaberschaft übertragen.

Die Person wird sofort Inhaber, und du bleibst als Admin im Workspace. War sie Mitglied oder Betrachter, wird sie mit der Übertragung Admin. Ab dann verwaltet der neue Inhaber die Abrechnung, kann Teams und den Workspace löschen und den Workspace weitergeben. Ihr beide bekommt eine Benachrichtigung in kanman und eine E-Mail, und die Übertragung wird im Audit-Log festgehalten.

Single Sign-on

Inhaber und Admins richten Single Sign-on unter Workspace-Einstellungen > Single Sign-on (/<workspace>/settings/sso) ein. Single Sign-on gehört zu Enterprise, siehe Tarife und Abrechnung. Die Seite führt dich in vier Schritten untereinander durch die Einrichtung:

1. Anbieter: Dein Identitätsanbieter und wie er Personen anmeldet. Attribute und Rollen und kanmans Angaben für deinen Identitätsanbieter (die Werte, die du bei deinem Identitätsanbieter einträgst) sind darunter eingeklappt.
2. Domains: die E-Mail-Domains, die sich über deinen Identitätsanbieter anmelden.
3. Anmeldetest: kanman prüft die gespeicherte Einrichtung gegen deinen Identitätsanbieter.
4. Einschalten: Single Sign-on einschalten. Erzwingen für alle geht erst nach einem erfolgreichen Anmeldetest und fragt vorher nach.

Mit Speichern oben auf der Seite speicherst du deine Änderungen; jeder Schritt zeigt, wenn er erledigt ist. Ist Single Sign-on eingeschaltet, melden sich Personen mit einer E-Mail-Adresse deiner Domains über den Identitätsanbieter deines Unternehmens an, siehe Profil und Anmeldung. Anmelde-Ereignisse stehen im Audit-Log.

Mehrere Workspaces

Du kannst zu mehreren Workspaces gehören, zum Beispiel als Agentur, die für mehrere Kunden arbeitet. Den Workspace wechselst du über das Workspace-Menü: Klicke oben links auf den Workspace-Namen und wähle Zu … wechseln. Jeder Workspace hat eigene Teams, Integrationen, Abrechnung und ein eigenes Audit-Log; nichts davon wird geteilt.

Workspace löschen

Nur der Inhaber kann einen Workspace löschen:

1. Öffne Workspace-Einstellungen > Allgemein (/<workspace>/settings/general) und scroll nach unten zur Gefahrenzone.
2. Klicke auf Workspace löschen.
3. Gib den Namen des Workspaces ein und klicke auf Workspace löschen.

Die App wechselt danach in deinen nächsten Workspace. Admins und Mitglieder sehen die Gefahrenzone ohne den Button.

Verwandte Seiten

• Teams
• Tarife und Abrechnung
• Aufbewahrung und Löschung